مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه کیست؟

تبیین مفهوم مدیریت پروژه به عنوان یکی از ارکان مهم هر سازمانی از ملزومات اولیه شروع به کار هر مجموعه و کسب­وکاری است.

در این مطلب قصد داریم دید کلی و جامعی را در خصوص مدیریت پروژه، مفاهیم آن، انواع مدیر پروژه، دلایل اهمیت آن و راهکارهایی برای برآورد زمان و قاعده تسلط در مدیریت پروژژ بپردازیم.

مدیریت پروژه مجموعه فرآیندهایی برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و تضمین حصول اهداف سازمانی و شخصی است.

پروژه­‌های تعریف شده در یک سازمان موقتی بوده و در نتیجه زمان شروع و پایان مشخصی دارند. پس می­توان نتیجه گرفت محدوده و منابع تعریف شده‌ای برای انجام یک پروژه وجود دارد.

هر پروژه باتوجه به اهدافی که دارد منحصر به فرد بوده و ویژگی­‌های خاص خود را دارد. بنابراین یک تیم پروژه معمولاً شامل افرادی است که به طور معمول با هم کار نمی‌کنند، بعضی اوقات از سازمان‌ها و حتی چندین جغرافیای مختلف هستند.

پس می­توان اینطور جمع‌­بندی کرد: مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک برای انجام فعالیت‌های پروژه است، به نحوی که نیازهای پروژه برآورده شوند.

یکی از جذاب‌ترین حوزه‌های پژوهشی و کاری برای فارغ‌التحصیلان رشته‌های مهندسی صنایع، مهندسی عمران و مدیریت صنعتی، حوزه مدیریت و کنترل پروژه است که به‌اختصار مدیریت پروژه گفته می‌شود. با رشد روزافزون جمعیت و تکنولوژی، ماهیت مدیریت پروژه تغییر کرد و اهمیت آن دوچندان شد. طبیعت مدیریت پروژه از سال ۱۹5۰ به بعد تغییر کرد.

مطالعات نشان می‌­دهد، شرکت­‌هایی در مدیریت پروژه‌­های خود موفق بوده­‌اند که از یک چارچوب مدیریت پروژه ساده و مشخص استفاده کرده‌­اند و آن تعریف رویکردی مرحله‌­ای برای تمام پروژه‌­ها تحت شرایط مختلف است.

این چارچوب، فعالیت‌­ها و تحویل شدنی‌­های مهم را در هر مرحله از پروژه مشخص نموده و بازنگری‌­هایی در انتهای هر یک از این مراحل در نظر می‌گیرد. مشخصات تحویل شدنی­‌ها و فعالیت‌­ها، سطوح کنترل مدیریتی را ایجاد می‌نماید. 

با اینکه درگذشته‌های دور نمونه‌هایی از کاربرد و اهمیت مدیریت پروژه مانند پروژه احداث اهرام ثلاثه در مصر دیده می‌شود، اما به این مبحث تا سال ۱۹۵۰ میلادی به طور جدی پرداخته نشده بود. شخص پیش‌گام در گسترش مبحث مدیریت پروژه هنری گانت بود.

در اوایل قرن گذشته، او با پژوهش بر روی مدیریت ساختمان ناوهای جنگی، نموداری ابداع کرد که به آن نمودار گانت گفته می­‌شود و هنوز هم کاربرد دارد. در دهه پنجاه میلادی مباحث ریاضیاتی مانند تکنیک برنامه­‌ریزی ارزیابی و بازنگری و روش مسیر بحرانی نیز وارد مباحث مدیریت پروژه شدند.

تا دهه هفتاد میلادی تنها مباحث دخیل در مدیریت پروژه همان مباحث قدیمی مهندسی، ساخت و محافظت بودند. چند دهه بعد با ظهور فناوری اطلاعات مدیریت پروژه در تمام صنایع و مباحث نفوذ پیدا کرد و متعاقباً طبیعت مدیریت پروژه تغییر کرد. از یک تکنیک خشک ریاضیاتی که صرفاً برای برنامه‌ریزی بهینه، ساخت‌وساز و فرایند تولید به کار می‌­رفت به ابزاری برای تغییرات سازمانی توسعه یافت. 

در دنیای امروز، شرکت‌های مختلفی به صورت پروژه‌ای کار می‌کنند. گاهی هم به علت حساسیت موضوع، در یک پروژه جدا به آن پرداخته می‌شود. برای مثال تولید یک داروی جدید یا ساخت یک موشک فضاپیما کارهایی هستند که به اختصاص وقت و هزینه و همچنین تشکیل یک تیم اختصاصی نیاز دارند.

این یعنی انجام این کار با پیچیدگی‌های زیادی روبرو است و مدیریت کل نمی‌تواند وظیفه مدیریت آن را به‌عهده بگیرد. مدیریت پروژه یعنی انجام هماهنگی‌های لازم بین تیم اجرایی یک پروژه و مدیر پروژه کسی است که بین ذی‌نفعان (مشتریان، سرمایه‌گذاران، مدیریت سطح بالا و...) و اجرا کنندگان پروژه (مهندسان، کارگران و...) ارتباط برقرار کرده و انتظارات ذی‌نفعان را به اجراکنندگان انتقال می‌دهد. او همچنین در نهایت اطمینان حاصل می‌کند که آن انتظارات در محصول نهایی برآورده شده‌اند؛ به همین دلیل است که مهارت های مدیر پروژه برای پیشبرد مسیر درست پروژه اهمیت دارد و در پی آن آموزش مدیریت پروژه است که ضرورت پیدا می‌کند.